一、《毕业生档案转递信息表》包括“学院、学号、姓名、民族、专业、身份证号、毕业生联系方式、户籍地、档案接收单位邮寄地址、档案接收单位（全称）、档案接收部门（人）、收档单位联系电话以及备注”等。

二、毕业生学籍档案转递相关信息的收集

“档案转递相关信息”特指毕业生档案接收单位邮寄地址、档案接收单位（全称）、档案接收部门（人）、联系电话以及备注（档案转递的其他有关事项）。

特别提醒，请前往收档单位现场办理或电话咨询，切勿网上随便搜索，弄个信息敷衍了事。

三、毕业生档案转递信息表填写说明

毕业生依据自身情况，准确填写档案转递相关信息：

1.考研升学（全日制研究生）

考上外校研究生的，根据录用高校所发的调档函准确填写“收档单位”“邮寄地址”“收档人”“联系电话”等信息。注意，有些高校要求考生在档案袋外面粘贴相关信息的，请特别提醒辅导员，最后封装时注意及时粘贴。

考上本校研究生的，比如某生考上了湖南科技大学资安学院的研究生，在该生的“收档单位”填写“湖南科技大学资安学院研招办” 并在“备注”栏注明“本校研”。其他信息无需填写。

考上非全日制研究生的参看《几点说明》。

特别提醒公费定向师范生，考上全日制研究生的，需提交解除协议才能转递档案；考上非全日制研究生的档案转递至协议关联的教育局。

2.考公考编成功或被国有企业录用

请根据录用单位人事部门开具的调档函或签署的三方协议，准确填写“邮寄地址”“收档单位” “收档人”“联系电话”等信息。

注意，中小学校是没有接受档案的权限的，如被录用为中小学老师的，请务必联系录用教育局核实，一般是转递至录用教育局的人事部门。

3.被私有企业录用

由于私有企业没有接收档案的权限，且大部分私有企业对员工的档案不作要求，请根据工作地点理性选择档案的去向，如果工作属地的人力不答应托管，可转回户籍地。落实后准确填写“邮寄地址”“收档单位” “收档人”“联系电话”等信息。

4.参与“硕师计划”的毕业生

其档案转递至协议里关联的教育局人事部门。请核实后准确填写“邮寄地址”“收档单位” “收档人”“联系电话”等信息。并在“备注”里注明“硕师计划”。

5.“公费定向师范生”，请根据协议落实相关转递信息，并在“备注”里注明“公费定向”。

6.未就业毕业生

档案转递至户籍地人才服务中心。请落实好档案接收单位邮寄地址、档案接收单位（全称）、档案接收部门（人）、联系电话并准确填写。

如果收档单位需要开函，请在5月15日——6月15日之间前去开函，并在“备注”一栏标注收档单位所提供的个人编号。

（毕业生可以通过智慧人社APP或者智慧人社公众号--人才人事专栏--人事档案转入申请开调档函，开函需准备的材料是申请人的户口页和有效身份证。https://ggfw.rst.hunan.gov.cn/hrss-pw-ui-hunan/#/login    ）

湖南籍毕业生可参看学生档案室提供的《湖南省内各地县档案接收单位及联系信息（2024版）》，除要求开函的务必开函外，其他的无需电话咨询。。

7.进省中心托管

档案获准进省中心托管的毕业生（档案托管平台签约成功），在“收档单位”一栏填写“湖南省大中专毕业生信息咨询与就业指导中心”，在“备注”一栏填写“中心托管”即可。请辅导员特别注意核实是否获准。

8.档案自提

调档函上说明可由毕业生自带档案的，除填写相关信息外，“备注”一栏注明“自提”。而且毕业生需填写“档案自提申请表”（见附件3）并作出承诺，经学院同意盖章，档案室同意盖章后，毕业生本人持本人身份证原件和复印件、“档案自提申请表”以及调档函来学生档案室签字方可领取本人档案。

9.档案留校

获准档案留校的毕业生，在“备注”一栏填写“留校”，其他信息不需要填写。

四、特别注意事项：

1.“户籍地”是指我国居民户口簿登记所在地，和居住地或生源地是两个概念。毕业生可以根据户口本或身份证确认自己的户籍地。请认真核实，填写时最好落实到省、市、县（区），比如“湖南省湘潭市岳塘区”“湖南省湘潭市湘潭县”“湖南省湘潭市湘乡市”。

2.档案接收地址一定要落实到省、市、县（区）、路及门牌号，否则打印面单的时候，电脑识别为错误，打印不了。比如某学生档案转递至“湘潭县人力资源服务中心”，他的档案邮寄地址就应该是“湖南省湘潭市湘潭县易俗河镇云龙中路88号”。

3.收档单位是全称，且具有最高的辨识度。如上面这位学生的“收档单位”应填“湘潭县人力资源服务中心”。

4.“收档人”一栏，如没有指定的收档人，一律填写 “档案室”，且必须填写。

5.联系电话的区号和座机号要明晰，中间用短横线（减号）连接，例如学生档案室的联系电话0731-58291567，而不能写成073158291567；

6.收档单位需开具接收函的，“备注”里务必注明调档函号或调档函提供的个人编号。

有些人力需要毕业生凭毕业证才能开具调档函，若此，毕业生领取毕业证后立刻前往开具调档函，并于最后一次封装前前将函号告知辅导员老师。

7.档案缓寄

最后一次归档、封装前，考研、考公、考编成功上岸或被国企录用而尚未拿到调档函暂时不能邮寄的，可申请缓寄。除填写相关信息外，“备注”里注明“缓寄”。

 

附件1《档案留校申请表》   

附件2《档案自提申请表》

附件3《湖南省各市县档案接收单位及联系信息表》（2024版）（另发）

档案转递信息的收集与填写请在5月26号前完成。

         

 湖南科技大学档案馆学生档案室

                                 2024年4月18日