一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1.外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

3.归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理，出国(境)与来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见《湖南科技大学关于文件材料归档范围和档案保管期限的规定》。

2.归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3.本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印件、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

（三）不归档的文件材料

1.上级关于外事工作普发(不专指高校)供参阅、不办的文件材料；

2.上级机关发来供工作参考的抄件；

3.上级机关征求意见未定稿的文件；

4.重份文件；

5.无查考利用价值的事务性、临时性函件；

6.未经会议讨论，未经部门领导审阅、签发的未生效的合同、协议书、文件草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

7.从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料

8.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍性等文件材料；

9.学校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；

10.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

(以上某些方面如果需要，也可以选择作资料自行暂存）

二、部门立卷与归档流程

（一）形成与积累

1.学校外事管理部门专（兼）职档案员要熟悉、掌握本部门各科室的工作职能、主要工作内容，并应积累整理在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

2.学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷。。

3.档案员在平时工作中，按本部门归档范围与保管期限表，对本部门产生的文件材料进行分门别类地收集与积累，并定期进行整理。

4.归档的外事文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式；归档材料必须是原件，不是复印件，纸质材料字迹工整，格式规范，印章齐全，签字手续完备。

（二）整理立卷

1.立卷原则

（1）按问题、时间、重要程序和外事文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，以方便查找利用为原则，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动；

（2）立卷组合一般应以问题（事由）为主，兼顾密级、保管期限、年度、机构等其它特征，使每一卷及各卷之间的排列结果体现和反映文件之间的有机联系，做到分类科学、分级适当、组卷合理、年度不混、保管期限准确；

（3）工作特殊文件和秘密文件须单独组卷，这类案卷应置于待移交案卷的末位；秘密文件的案卷、卷内、移交目录等应于秘密机录入打印或手动书写并随文件材料一并移交；。

（4）专题性、成套性文件材料按专题、项目单独组卷，作为专题档案。

（5）每卷单面不超过120页，双面不超过200页。对同一问题文件数量多的，需分卷。当问题单一、文件数量少的，可组薄卷。

2.质量要求

（1）要去掉文件材料上的金属物；

（2）所有归档文件材料须留有装订空间，页边距为：上3CM、下2.5CM、左2.9CM、右2.9CM；在装订线以外有字迹要进行加边，文件材料中有小型字条的须贴在A4纸上并编好页码，与文件材料密不可分的插图、照片应贴入文字材料对应页号内，有破损的文件材料要加衬、修补和裱糊。

（3）成套图样或印刷成册文件需包上封皮，填写封面内容，并用线绳装订好；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。

（4）没有标题的文件材料应加制封面，注明题名、责任者、时间等；成册表格每页须有标题行，体现表格名称与表头；对较大的表格及图纸，要折叠成手风琴式A4纸大小，表名与图名、图签折在外面。

3.立卷步骤

（1）排列顺序

对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷。

综合管理性文件按问题、时间或重要程度排列，密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后；

收文与发文按收文处理签在前、正文在后，发文正文在前、发文处理签在后，草稿（有历次修改痕迹的）其次顺序排列。

会议文件，按公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导讲话、讨论通过的文件、参加人员名册等顺序排列；

专题性、成套性文件材料按专题进展、实施阶段、结构等逻辑顺序进行排列。

（2）编写页号

纸质材料组完卷并经档案馆业务指导员确认后，每卷的卷内文件材料无论单面或双面只要有文字，均应逐页在正面右上角与背面左上角标注页码；各卷之间不连续编写页号（即每卷的起始号均为1开头）

图样的页（张）号编写在右下角，或标题栏外右上方，成套图样或印刷成册文件已有页号的，不必重新编写页号；

（3）拟写案卷题名

例1：责任者＋关于＋问题＋文种（最常用的一种）一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式；

例2：责任者＋时间＋问题＋文种，年度计划、总结、报表、会议记录等案卷标题多采用此形式；

例3：院系名称＋届＋材料名称＋专业班级名称，学籍、学位档案案卷多采用此形式。

（4）填写卷内文件目录（管理系统录入卷内数据，涉密文件则手写录入）。

（5）打印相关表格。案卷目录一式二份、卷内文件目录一式三份、备考表、移交目录一式二份。

（6）填写卷内备考表。备考表置于每一案卷最后（封底之前），内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷日期。

4.归档验收

（1）归档时间：外事管理文件材料要求次年六月底前归档；国际生本科毕业生成绩应当在当年11月30日前完成归档，研究生学位材料分上半年、下半年两季分别于11月30日前、次年5月30日前完成归档；实物档案按收集时间即时归档，随时接收上级规定应接收的有关专题档案；

（2）移交归档时交接双方必须当面检查验收，凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。