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湖南科技大学外事档案归档细则

一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

3.归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理,出国(境)与来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面,具体范围见《湖南科技大学关于文件材料归档范围和档案保管期限的规定》。

2.归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3.本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同方式归档,或存复印件、影印件;外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的,应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。

(三)不归档的文件材料

1.上级关于外事工作普发(不专指高校)供参阅、不办的文件材料;

2.上级机关发来供工作参考的抄件;

3.上级机关征求意见未定稿的文件;

4.重份文件;

5.无查考利用价值的事务性、临时性函件;

6.未经会议讨论,未经部门领导审阅、签发的未生效的合同、协议书、文件草稿,一般性文件的历次修改稿,铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

7.从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料

8.学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍性等文件材料;

9.学校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料;

10.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

(以上某些方面如果需要,也可以选择作资料自行暂存)

二、部门立卷与归档流程

(一)形成与积累

1.学校外事管理部门专(兼)职档案员要熟悉、掌握本部门各科室的工作职能、主要工作内容,并应积累整理在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

2.学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门,在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料,收集、汇总、整理组卷。。

3.档案员在平时工作中,按本部门归档范围与保管期限表,对本部门产生的文件材料进行分门别类地收集与积累,并定期进行整理。

4.归档的外事文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式;归档材料必须是原件,不是复印件,纸质材料字迹工整,格式规范,印章齐全,签字手续完备。

(二)整理立卷

1.立卷原则

(1)按问题、时间、重要程序和外事文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,以方便查找利用为原则,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动;

(2)立卷组合一般应以问题(事由)为主,兼顾密级、保管期限、年度、机构等其它特征,使每一卷及各卷之间的排列结果体现和反映文件之间的有机联系,做到分类科学、分级适当、组卷合理、年度不混、保管期限准确;

(3)工作特殊文件和秘密文件须单独组卷,这类案卷应置于待移交案卷的末位;秘密文件的案卷、卷内、移交目录等应于秘密机录入打印或手动书写并随文件材料一并移交;。

(4)专题性、成套性文件材料按专题、项目单独组卷,作为专题档案。

(5)每卷单面不超过120页,双面不超过200页。对同一问题文件数量多的,需分卷。当问题单一、文件数量少的,可组薄卷。

2.质量要求

(1)要去掉文件材料上的金属物;

(2)所有归档文件材料须留有装订空间,页边距为:上3CM、下2.5CM、左2.9CM、右2.9CM;在装订线以外有字迹要进行加边,文件材料中有小型字条的须贴在A4纸上并编好页码,与文件材料密不可分的插图、照片应贴入文字材料对应页号内,有破损的文件材料要加衬、修补和裱糊。

(3)成套图样或印刷成册文件需包上封皮,填写封面内容,并用线绳装订好;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。

(4)没有标题的文件材料应加制封面,注明题名、责任者、时间等;成册表格每页须有标题行,体现表格名称与表头;对较大的表格及图纸,要折叠成手风琴式A4纸大小,表名与图名、图签折在外面。

3.立卷步骤

(1)排列顺序

对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷。

综合管理性文件按问题、时间或重要程度排列,密不可分的文件材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后;文字材料在前,图表在后;

收文与发文按收文处理签在前、正文在后,发文正文在前、发文处理签在后,草稿(有历次修改痕迹的)其次顺序排列。

会议文件,按公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导讲话、讨论通过的文件、参加人员名册等顺序排列;

专题性、成套性文件材料按专题进展、实施阶段、结构等逻辑顺序进行排列。

(2)编写页号

纸质材料组完卷并经档案馆业务指导员确认后,每卷的卷内文件材料无论单面或双面只要有文字,均应逐页在正面右上角与背面左上角标注页码;各卷之间不连续编写页号(即每卷的起始号均为1开头)

图样的页(张)号编写在右下角,或标题栏外右上方,成套图样或印刷成册文件已有页号的,不必重新编写页号;

(3)拟写案卷题名

例1:责任者+关于+问题+文种(最常用的一种)一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式;

例2:责任者+时间+问题+文种,年度计划、总结、报表、会议记录等案卷标题多采用此形式;

例3:院系名称+届+材料名称+专业班级名称,学籍、学位档案案卷多采用此形式。

(4)填写卷内文件目录(管理系统录入卷内数据,涉密文件则手写录入)。

(5)打印相关表格。案卷目录一式二份、卷内文件目录一式三份、备考表、移交目录一式二份。

(6)填写卷内备考表。备考表置于每一案卷最后(封底之前),内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷日期。

4.归档验收

(1)归档时间:外事管理文件材料要求次年六月底前归档;国际生本科毕业生成绩应当在当年11月30日前完成归档,研究生学位材料分上半年、下半年两季分别于11月30日前、次年5月30日前完成归档;实物档案按收集时间即时归档,随时接收上级规定应接收的有关专题档案;

(2)移交归档时交接双方必须当面检查验收,凡不符合规定者,档案馆不予接收,并限期改正后补交。