一、归档范围的确定

（一）确定的原则

1.本细则所称的声像档案，是指主要以磁性、感光材料和数字化材料为载体，以音像为主要反映方式，是学校在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的，具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等专门声像载体、数字化载体及其相配套的文字材料的历史记录；

2.声像档案工作是学校教学、科研、管理等工作的重要组成部分，是评估学校工作和档案工作的依据，对声像档案实行集中和单独管理相结合，确保声像档案的完整、准确、系统和安全，有利于声像档案的保存和利用。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、制作工序的文字材料和声像档案三个方面；

2.归档的重点是本校各项活动中直接形成的有重要保存价值的声像档案，尤其是声像档案的原件；

3.涉密声像档案管理应遵循国家有关保密管理的规定。

（三）不归档的文件材料

1.不能反映本校工作、活动的声像档案；

2.音像、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像档案；

3.无查考利用价值的声像档案。

二、声像档案部门立卷和归档流程

（一）形成与积累

1.各部门在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的声像档案；

2.学校声像档案形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷；

3.声像档案项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。

（二）声像档案立卷质量要求

1.组卷前要详细检查声像载体材料是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存；

2.卷内文字材料排列顺序依据卷内的材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷美观、整齐；

3.卷内文字材料以件为单位。每件起始页号均以"1"开始编制页号，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右上角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右上角，背面在左上角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右上角；

4.拆除文件上的订书钉等金属物，对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。对较大的图表，要进行折叠，规格为A4纸幅面的尺寸；

5.填写卷内文件目录（管理系统录入卷内数据，涉密文件则手写录入）；

6.打印相关表格。案卷目录一式二份、卷内文件目录一式三份、备考表、移交目录一式二份；

7.填写卷内备考表。备考表置于每一案卷最后（封底之前），内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷日期。

（三）声像档案归档要求

1.声像档案的材料要完整、准确、配套、系统，声音、画面清楚，载体未磨损、划伤，保证声像档案的归档质量；

2.归档的数码照片必须是原始版，不能进行技术修改；选用只读光盘作为存储载体；

3.照片与底片必须影像一致，同时归档，并附有文字说明，包括：时间、地点、对档案产生背景情况及人物说明和作者等。其他载体形式声像档案也要附以文字说明；

4.声像制品的装具一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套转载；

5.综合管理材料归档时间要求当年6月30日前完成前一年度文件材料的归档；声像档案材料在完成制作后三个月内归档；个人制作的声像材料可在制作完成后随时归档。