一、归档范围

（一）确定的原则

1.实物档案是指学校在过去和现在从事教学、科研、管理、学术活动以及各类重大活动、社会交往中直接形成的对学校和社会有重要价值的各种形式的实际物品；

2.实物档案实行分层管理的原则。凡具有反映学校特色和从社会各方面收集来的具有保存价值的实物档案，集中存放在档案馆；具有各部门局部特色和保存价值的实物档案存于各部门；

3.凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集；

4.凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明（档案目录），材料完整齐全。

（二）归档的主要内容

1.荣誉实物档案。学校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。（集体或项目的荣誉实物原件须由相关单位移交档案馆保管，原单位可根据需要留存复制品；个人荣誉实物须由相关单位将扫描件汇总至档案馆保管，原件由本人保管）；

2.印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章；

3.名人字画等实物档案。省（部）级及以上领导、杰出校友、社会知名人士赠予学校的题词、书画、留言等；

4.学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品。学校重大活动中有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、宣传画册等；

5.本校与国内、境外、国际交往中收受的礼品；

6.其它有保存价值的实物（包含校内外相关人员捐赠的反映学校各个历史时期的不同实物材料）。

二、实物档案的部门立卷及归档流程

（一）形成与积累

1.实物档案形成后，实物档案的形成者或者接受者负责把实物材料按其自然形成规律和有机联系，整理组卷移交给部门专(兼)职档案员。部门专(兼)职档案员负责检查归档材料的完整、准确、系统等情况后，再送交校档案部门；

2.建立档案分室的单位，其档案员应负责做好实物材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向学校档案部门移交案卷目录。

（二）整理组卷

1.坚持由实物形成部门立卷的原则。实物综合类应按卷整理，其它实物以自然件为单位进行整理；

2.实物应按类别分开整理，同年度非实物综合类按照形成的时间先后进行排列，依次确定序号；

3.根据实物综合类的形成规律以及其内容、价值、数量、捐赠者等实际情况，在坚持材料之间有机联系和便于利用查找的原则下组卷；

4.归档的实物档案应该完整、准确、系统、配套。对有局部损伤者，应及时予以修补，修补时应尽量保持原貌；

5.实物档案应附文字说明，包括类型、规格、载体类型、内容说明、时间、地点、人物等。如奖品类实物档案归档时应附清单及说明，内容包括获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人等；印章归档时，学校废止和启用文件与废止印章同时归档，并附上相应印模；

6.拟定实物档案著录项，包括全宗号、年度、件号、实体分类号、实物名称、责任者、数量、载体类型、尺寸、形成时间、保管期限、备注等；

7.制作实物档案归档标签。内容包括档号、互见号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明等。贴在实物档案背面的右上角或底座等处，以不影响对实物的观瞻为宜。实物档案的档号要与文字材料的档号保持一致；

8.实物档案的装具，一般应使用原装具、没有原装具可用符合规范的专门的盒、套装载；

9.归档的实物档案和纸质材料，必须符合整理的质量要求。待归档的纸质材料应打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

（三）归档验收

1.移交单位、有关人员按照上述收集范围，整理实物档案，打印归案卷目录一式二份、卷内文件目录一式三份、备考表一份、移交目录一式二份，连同实物档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查；

2.实物档案的归档时间为自实物形成或接收后的次年6月份之前。