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档案整理、归档

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0731-58291428(综合档案室)

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档案馆(南区原老建筑楼,四教东面)

湖南科技大学学生档案管理办法(修订)

发布日期:2017-11-21


 
科大政发〔2017104
 
第一章 总则
第一条 学生档案是学校培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是学生学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、家庭状况的真实反映,是党和国家选拔和录用人才的重要参考依据,将伴随着学生毕业直至终生。为进一步规范学生档案管理,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《干部人事档案材料收集归档规定》等法规要求,结合学校实际,特制定本办法。
第二条 我校学生档案实行校、院两级管理模式。档案馆(内设学生档案室)是学生档案的管理部门,代表学校履行学生档案的指导、监督、接收、保管、转递职能;各学院是学生档案的生成部门,在档案馆的业务指导下,收集、整理、汇总、移交学生档案;学生工作处、招生就业处、研究生院是学生档案工作的协调部门,在学生入学、毕业的重要节点,衔接档案馆与学院,共同做好学生档案相关工作。
第三条 学生工作处、招生就业处、研究生院、各学院应明确一位处级领导分管学生档案工作,同时,明确一名工作人员为专职学生档案管理员,形成齐抓共管的工作格局。
第四条 学生档案管理工作坚持真实性、完整性、规范性、安全性原则,分块生成,集中管理。
第二章 工作职责
第五条 协调部门(学生工作处、招生就业处、研究生院)的工作职责:
(一)新生入校后,及时向档案馆提交新生信息并统一部署各单位做好新生档案的建档、归档工作;
(二)学生毕业年度上学期,统一部署各学院做好毕业年级学生学习期间档案材料的归档工作和档案的清查整理工作;
(三)学生毕业年度的下学期,及时向档案馆提交毕业生信息并统一部署各单位做好毕业生档案的归档和转递工作;
(四)作好对毕业生档案转递工作的宣传和指导工作,确保毕业生通晓其个人档案的转递方式;
(五)定期移交本部门在培养学生过程中产生的档案材料;
(六)指导和协助学生补充缺失的学生档案材料;
(七)完成领导交办的其它工作。
第六条 学院的工作职责:
(一)贯彻执行学校《学生档案管理办法》,明确分管院领导和专职学生档案管理员;
(二)接收新生入学档案材料,按照归档要求,做好新生的建档归档工作,将归整好的新生档案统一移交档案馆保管;
(三)做好毕业生档案的清查与归档工作,指导毕业生正确填写档案转递信息,对从就业系统导出的就业信息进行审核、公示,协助档案馆做好毕业生档案的转递工作;
(四)负责清查学生档案,登记缺失档案材料,督促学生及时进行补充与完善;
(五)完成领导交办的其它工作。
第七条 档案馆的工作职责:
(一)根据国家相关法律法规,商学生工作处、招生就业处、研究生院等部门,共同管理好学生档案;
(二)对学院学生档案负责人、管理员进行专业培训和业务指导;
(三)对伪造、涂改、销毁档案材料或在利用档案材料过程中徇私舞弊等违法违纪行为,视情节轻重,提请学校予以严肃处理直至追究相应法律责任;
(四)统一接收学院移交的新生档案,按“八防”要求科学保管,严防档案泄密、损毁、失散;
(五)负责办理学生档案的查阅、借阅工作;
(六)做好学生档案的分析统计及上报工作;
(七)在学生工作处、招生就业处、研究生院等部门和各学院的协助下,组织做好毕业生档案的归档和转递工作;
(八)完成领导交办的其它工作。
第三章 档案的归档
第八条 本科生档案归档内容:
(一)招生录取材料:高考报名登记表、体检表、志愿表、成绩单、《入团志愿书》、高中学籍材料、奖惩材料等;
(二)入学材料:《学生登记表》《健康体检表》;
(三)学习期间材料:《学年鉴定表》、校级及以上的奖励材料、处分材料、组织材料(在校期间的入团材料,入党材料,包含入党积极分子的培养材料)、其它资格证认定材料;
(四)毕业材料:《学生成绩表》《教育实习鉴定表》《教师资格认定申请表》《毕业生登记表》《毕业生体检表》《毕业生就业通知书》《学士学位授予证明书》《婚育证明》;
(五)经学校审定的其它归档材料。
第九条 研究生档案归档内容:
(一)入学材料:入学前人事档案,博士研究生资格考试材料、《硕士研究生实践考核表》《硕士研究生中期考核表》《研究生个人现实表现鉴定表》《研究生录取登记表》《个人培养计划》;
(二)学籍材料:学位授予决定、学籍表(含课程成绩单)、硕(博)士学位论文、《论文开题报告书》《论文中期检查表》;
(三)毕业材料:《学术活动考核表》《学位申请书》《毕业生登记表》《报到证》(派遣单)《体检表》《婚育证明》;
(四)其它材料:奖惩材料以及经学校审定的其它归档材料。
第十条 归档要求:
(一)归档材料必须完整、齐全、真实,文字清楚,信息准确,有承办单位盖章和经办人署名,有形成材料的具体日期;
(二)凡规定由组织审查盖章的材料,必须有组织盖章;规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)须本人亲笔签字,因特殊情况本人未签字的,可由组织上加以注明;
(三)归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖单位公章;
(四)归档材料纸型为十六开(长260毫米,宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,用碳素墨水或蓝黑墨水填写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写;
(五)归档材料应注明学生姓名、学号,按照学号先后顺序排列集中统一移交档案馆,移交材料时需一并提交档案材料移交清单(一式两份),经双方审核签收后归档。
第十一条 本科生归档工作安排:
(一)新生材料归档:归档材料为招生录取材料、入学材料;
(二)毕业年级学生材料归档:归档材料为学习期间材料,同时对档案材料进行查漏补缺;
(三)毕业年级学生(毕业前夕)材料归档:归档材料为毕业材料。
第十二条 研究生归档工作安排:
(一)入学新生档案由研究生院在开学后两个月内收集、整理、编号、建档,统一移交档案馆;
(二)各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》,应在文件下发后一月内,由各学院及时归档;
(三)毕业生档案材料由各学院于毕业答辩后十天内收集并移交研究生院;研究生院整理分类后,将研究生学籍材料移交档案馆综合库房,人事档案移交档案馆学生档案室。
第四章 档案的查阅与借阅
第十三条 档案的查阅与借阅:
(一)查阅学生档案,须出具查阅人所属单位介绍信和有效身份证件,如实填写《学生档案查阅登记表》,由档案管理人员陪同,方可进行查阅(不接受个人名义查阅);
(二)查阅档案时,未经许可,不得擅自拍摄、复制档案内容;
(三)学生档案一般不借出,如确有特殊情况需借出使用,须出具借阅人所属单位介绍信及有效身份证件,经领导批准同意,严格履行借阅手续;借阅档案须按约定及时归还,不得擅自转借他人;
(四)查阅、借阅学生档案须严格遵守《档案法》,严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。
第五章 档案的转递
第十四条 档案接收单位必须为县以上(含县)党委组织部门或政府人力资源社会保障部门所属的公共就业和人才服务机构,其它任何单位不得擅自管理人事档案;无人事档案保管权限的外资企业、私营企业不能接收档案;严禁学生个人保管自己或他人档案。
第十五条 毕业生到具有档案管理权限的机关、事业单位、国有企业就业,由单位直接接收、管理档案;到无档案管理权限的单位(私营企业、外资企业等)就业,可由当地公共就业和人才服务机构代理管理档案;未就业的毕业生,档案转递回原户籍所在地公共就业和人才服务机构。
第十六条 因特殊情况需学校代为保管的毕业生档案,须由本人提出书面申请,填写《应届毕业生档案留校申请表》,经学院、学生工作处、招生就业处、研究生院、档案馆审核同意方可留校保管,保管期限为两年;留校保管的档案需由档案所有人(或代办人)在毕业后两年内自行办理手续调出。
第十七条 委培定向的研究生档案原则上转递回委培定向单位,若需改变档案邮寄地址,须出具解除委培定向合同的证明;肄业生档案转递回原籍;在职研究生毕业自带档案的,须提供档案接收单位的介绍信(含本校教职工)。
第十八条 学院按照招生就业处统一安排,及时征集学生就业信息,指导学生及时准确填写毕业生档案转递信息,完善招生就业处就业信息系统;学院从就业系统导出学生档案转递信息,经过学院审核、公示无差错后交档案馆;档案馆依据学院统一上交的转递信息表转递学生档案;转递时,学院须指派负责老师和数名责任心强的学生干部协助学生档案室整理归档材料、做好档案转递工作。
第十九条 毕业生档案在毕业生离校两周内由学校统一通过中国邮局“EMS标准快递”邮寄或专人送递至档案接收单位;任何个人不得截留学生档案。
第二十条 结业、肄业、转学、退学、开除、出国等学籍异动的学生,持有效证件和相关审批表及时办理档案转递手续。
第二十一条 个人调档,需出示档案所有人身份证、毕业证、接收档案单位调档函、就业协议书或报到证等原件,严格履行调档流程办好档案转递手续;代办人(帮助办理人)调档需另附代办人身份证原件和档案所有人签署的委托书。
第六章 档案的查询
第二十二条 中国邮政局“EMS标准快递”转递信件可登陆中国邮政快递网,依据邮件号能即时查询本人邮件信息,查询期限为三个月,过期查询无效;同时,也可于毕业当年91日以后登陆“湖南科技大学就业信息网”,查询档案转递信息。
第七章 档案的补办
第二十三条 档案遗失如需补办,须持本人身份证、毕业证、所在单位介绍信、原档案接收单位出具的档案遗失证明、补办申请书,经原就读学院、学生工作处、招生就业处、研究生院、档案馆分管领导同意,方可进行补办。
第八章 其他
第二十四条 本办法如与现行法律、法规、上级规章相抵触的,以法律、法规、上级规章为准;现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项,以主管校领导批示为准。