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湖南科技大学档案工作管理办法

发布日期:2015-11-05

(科大政发〔2011155号)

第一章

第一条 为加强学校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和管理等各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖南省档案管理条例》等规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所指档案包括学校在教学、科研、管理以及其他活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是学校建设的重要基础工作之一。学校必须把档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。

第四条 学校档案属国家和学校所有,列入学校国有资产管理范围。

第五条 学校严格实行部门立卷归档制度,档案工作纳入各部门的发展规划和工作计划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;学校布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第六条 学校各单位及个人均应遵守档案工作的有关法律、法规和本办法的规定,依法依规行使与档案事务有关的权利,履行应尽的义务。

第二章  管理体制和工作职责

第七条 学校档案馆为副处级直属机构,由校长分管;学校成立档案工作委员会,校长兼任主任,党办校办主任兼任第一副主任,档案馆馆长兼任副主任,校属各单位主要负责人为委员,全面开展档案工作;档案馆业务上接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第八条 学校档案馆作为学校档案工作的职能管理部门,负责指导、监督、检查校属各单位的档案工作。

第九条 各单位必须加强对档案工作的领导,确定一名负责人分管本单位的档案工作,并配备一名专(兼)职档案员负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。

第十条 学校专(兼)职档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真贯彻执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,原则上应具备档案业务知识和本科以上学历。

第十一条 档案馆的工作职责

(一)贯彻执行国家档案工作的法令、政策,规划全校档案工作。

(二)负责征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。

(三)负责学校文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作。

(四)做好“八防”工作,遵守档案保管、保护制度,确保学校档案材料完整、安全。

(五)负责学校档案的开放和利用工作,编制各类档案的检索工具,汇编档案史料。

(六)负责掌握学校档案的利用范围,确保涉密档案安全,维护知识产权。

(七)负责掌握学校各类档案数量以及变动情况,完成上级业务部门的统计任务。

(八)建立健全全校档案工作网络,负责对全校档案工作人员的业务培训。

(九)负责推进学校档案管理的现代化工作。

(十)负责编辑、印制《湖南科技大学年鉴》。

(十一)负责开展档案学术研究和交流活动。

(十二)完成上级部门和学校交办的其他工作。

第十二条 学校各单位兼职档案员工作职责:贯彻执行学校档案工作的政策和规定;负责制定本单位档案工作的规章制度、工作计划,并组织实施;参加档案业务培训,并负责指导本单位各类文件材料的立卷归档工作;集中保管本单位档案,并按有关规定向档案馆移交档案;负责本单位档案的完整、准确、系统、安全和保密。

第三章 经费、设备和库房

第十三条 学校档案馆所需经费实行单独立项,列入学校预算,统筹解决。各单位应对用于保存本单位归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。

第十四条 学校有计划地为档案馆配置复印、录音、录像、照像、扫描、缩微、恒温、恒湿等适应档案现代化管理需要的设备。

第十五条 根据学校档案的发展规模和档案现代化管理的需要以及《档案馆建筑设计规范》要求安排档案库房。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第十六条 各单位要为本单位档案管理安排档案用房,做到有专室或专柜、专人保管档案。

 第四章 档案的管理

第十七条 学校档案必须由档案馆实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第十八条 各单位的档案员在档案形成以后,必须按有关规定及时向档案馆移交档案。移交纸质档案时,同时要求移交电子文档。

第十九条 学校档案馆负责收集和接收本馆保管范围内对学校和社会有保存价值的不同载体的各类档案。对国内外与学校有关的其他有保存价值的材料,可按征集、代管、捐赠的方式处理。

第二十条 学校档案馆的全部档案实行全宗管理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。

第二十一条 学校档案馆和各单位应指定专人负责档案的统计工作。

第二十二条 学校档案馆按相关要求与程序定期组织档案的鉴定和销毁工作。

第二十三条 学校档案馆和各单位应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查,遇有特殊情况,应立即向有关领导或部门报告,及时处理。

第二十四条 学校档案馆和各教学院档案室应研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复或复制。

第二十五条 保密档案的管理和利用、密级的变更和解密,必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定并征得学校保密委员会的同意办理,并设专柜、专人保管。

第二十六条 学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时,必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

第二十七条 学校档案馆和各教学院档案室应采用先进技术,逐步实现档案管理现代化。

第五章 档案的利用和公布

第二十八条 档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。

第二十九条 档案的公布是指向全校和社会公开有关档案的全部或部分原文,或档案记载的特定内容。

第三十条 学校档案馆应按照国家的有关规定,制定开放档案的计划和实施方案,报请有关主管部门审定后,定期向全校和社会公布开放档案目录。

对涉及学校重大利益的档案以及其他虽开放时间已到但仍不宜开放的档案,经学校批准,可以延期向全校和社会开放。

第三十一条 属于集体所有、个人所有以及其他不属于学校所有的对学校和社会具有保存价值的档案,其所有者向社会公布时,应当遵守国家有关保密规定,不得损害学校、社会、集体和其他公民的利益。档案馆对寄存档案的公布和利用,应当征得档案所有者同意。

第三十二条 利用学校开放档案的单位或个人应遵循学校档案借阅利用有关规定,未经档案馆或档案所有者的同意,不得擅自公布档案。

第三十三条 利用、公布档案,不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第三十四条 学校档案馆应当为社会利用档案创造便利条件,提供检索工具、阅览室和复制设备。

第三十五条 学校档案馆提供社会利用的档案,应当逐步实现以缩微品或复制件代替原件。档案缩微品或复制件载有档案馆法定代表人的签名或者印章标记的,具有档案原件同等效力。

第三十六条 学校档案馆在提供社会利用档案时,可按相关规定收取一定费用。

第三十七条 未开放的档案,仅供学校内部利用。

 第六章 奖励与处罚

第三十八条 学校应建立全校档案工作检查评比制度。有下列情形之一者,由学校或者本单位给予表彰和奖励:

(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩者。

(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩者。

(三)对档案学研究做出重要贡献者。

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校者。

(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出者。

第三十九条 有下列行为之一者,由学校责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依纪给予行政处分:

(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有,拒绝或不按时交档案机构、档案工作人员归档者。

(二)拒不按学校规定向档案馆移交档案者。

(三)违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小档案接收范围者。

(四)不按国家规定开放档案者。

(五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失者。

(六)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失者。

(七)擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案者。

(八)涂改、伪造档案者。

 第七章

第四十条 会计档案的管理办法,遵照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。

第四十一条 本办法由档案馆负责解释。

第四十二条 本办法自发文之日起施行,原《湖南科技大学档案工作管理办法(试行)》(科大政发〔200494号)同时废止。